V minulém příspěvku jsme se seznámili s první fází mediace, ve které se IP mediátor stranám představí, vysvětlí jim proces IP mediace a roli, kterou v rámci mediace zastává. Současně se také domluví se stranami na základních pravidlech, která budou při mediaci dodržovat. To vše je důležité pro vytvoření vzájemné důvěry, nastolení pozitivního ovzduší pro mediaci, včetně nastavení základních pracovních a společenských pravidel, za kterých bude IP mediace probíhat. Teprve potom je možné postoupit do druhé fáze mediace, ve které IP mediátor aktivně naslouchá stranám. Řekněme si proto více o tom, proč IP mediátor stranám naslouchá.
V rámci této fáze mediace je totiž cílem IP mediátora zjistit skutečné potřeby a zájmy stran konfliktu. Často strany přicházejí k IP mediátorovi s tím, že prezentují pouze své pozice (např. musí zaplatit; musí uznat můj nárok; chci, aby se zdržel určitého jednání). Pozice a zájmy stran se někdy připodobňují k ledovcům, kdy špičky viditelné nad hladinou (poziční výroky) reprezentují jen malou část celého ledovce. Pod hladinou se přitom skrývají skutečné zájmy, důvody jednání stran. Při mediaci je proto nezbytné důvody, potřeby, motivy a skutečné zájmy stran odhalit a dostat na povrch. K tomu slouží IP mediátorovi zejména techniky aktivního naslouchání a otevřené otázky, které stranám klade. Přitom se často stává, že IP mediátor odhalí jak oblast podobných zájmů, tak i oblast shodných zájmů stran, které nejsou na první pohled patrné.
Proto je cílem této druhé fáze mediace pochopit sporné strany a rozpoznat jejich skutečné potřeby, pocity, hodnoty, obavy, postoje, jakož i odhalit jejich skryté zájmy. V rámci této etapy IP mediátor pojmenovává předměty jednání, přičemž definuje jak oblasti shody, tak i oblasti neshody stran konfliktu. IP mediátor v této fázi aktivně stranám naslouchá, přičemž využívá techniky povzbuzování, objasňování, parafrázování, zrcadlení pocitů, shrnování a oceňování. Zjišťuje, s čím strany přicházejí, co očekávají, co nefungovalo, co potřebuji řešit, s čím nesouhlasí, v čem spatřují shodu.
Dojde-li např. ke sporu o výši odměny původce technického řešení v rámci výzkumného projektu, může to být velký problém pro celý tým, výzkumnou organizaci i obchodní partnery. Dotčený zaměstnanec má za to, že nejsou spravedlivě (případně vůbec) nastavena pravidla pro určení jeho odměny za vytvoření vynálezu a požaduje jednorázově dodatečné finanční vypořádání. Zaměstnavatel je toho názoru, že odměna v podobě mzdy zaměstnance (původce) je dostatečná. Není připraven podílet se na zisku z licenčních poplatků a popírá právo původce na dodatečnou přiměřenou odměnu. Původce, který vytvořil vynález v pracovním poměru, na nějž zaměstnavatel uplatnil právo na patent, má přitom právo vůči zaměstnavateli na přiměřenou odměnu. Pro její výši je rozhodný technický a hospodářský význam vynálezu a přínos dosažený jeho možným využitím nebo jiným uplatněním, přičemž se přihlíží k materiálnímu podílu zaměstnavatele na vytvoření vynálezu a k rozsahu pracovních úkolů původce. Je zřejmé, že takový spor je velmi obtížně řešitelný soudní cestou, zejména z důvodu jeho časové náročnosti, vysokým nákladům na vedení sporu, hrozícímu odchodu zaměstnance a rozpadu výzkumného týmu, případně nelegálnímu transferu znalostí a poznatků z výzkumu do zahraničí. Proto je namístě hledat rychlé a efektivní řešení tohoto konfliktu, např. ve formě mediace, kdy strany za pomoci IP mediátora hledají pro ně přijatelnou dohodu.
V rámci této fáze mediace strany proto hovoří nejprve k IP mediátorovi, a to střídavě po sobě. Během první hodiny se strany vystřídají několikrát. IP mediátor vždy poskytne straně prostor k doplnění či upřesnění jejího předchozího prohlášení. Vzájemná komunikace stran v této fázi ještě není dovolena, protože strany konfliktu nejsou připraveny si vzájemně naslouchat. Nicméně vše slyší a mohou si dělat poznámky o tom, co druhá strana říká a jaké jsou její skutečné zájmy a potřeby. IP mediátor v této fázi hojně pracuje s emocemi, pojmenovává a popisuje sdělení stran pro ně i pro sebe a pojmenovává předměty jednání. IP mediátor vždy hovoří neutrálním jazykem, nehodnotí, nekritizuje, klade zásadně otevřené otázky, které přinášejí členité odpovědi a rozkrývají detaily. IP mediátor je ve svém projevu zásadně neutrální, i pokud jde o jeho vlastní výroky.
IP mediátor se v této fázi snaží přeformulovat stížnosti stran (pozice) na potřeby stran, a to tím, že obrací pozornost k jejich zájmům, motivům a skutečným potřebám. Přeformuluje tak kritiku nebo poziční výrok na vyjádření potřeby stran, tedy na to, na čem jí záleží, co je pro ni důležité, co potřebuje apod. V rámci shora uvedeného příkladu sporu o výši odměny tak může vyjít na povrch skutečná potřeba původce, kterou je např. jeho uznání v rámci pracovního týmu a dále potřeba finanční jistoty z důvodu nemoci rodinného příslušníka. V případě výzkumné organizace je to pak zejména obava, že požadovaný finanční nárok, bude-li vyplacen jednorázově, ohrozí další financování výzkumného projektu. Proto je důležité nejprve zjistit (odhalit) jednotlivě potřeby každé ze stran. Teprve pak je možné se zaměřit na společné potřeby obou stran. IP mediátor proto aktivně naslouchá, přičemž strany povzbuzuje v jejich projevech, objasňuje okolnosti, parafrázuje jejich sdělení za účelem jejich správného pochopení, projevuje pochopení pro pocity stran, shrnuje dosažený pokrok jednání a myšlenky stran, a také dává najevo respekt a uznání stranám, že se snaží konflikt vyřešit dohodou. Cílem je odhalit, co strany chtějí, s čím nejsou spokojené a jaké jsou jejich potřeby. Na tomto základě IP mediátor formuluje předmět mediačního jednání a zapíše ho na flipchartovou tabuli.
Předmět jednání se vždy formuluje neutrálně a obecně (bez spojitosti s konkrétním účastníkem mediace). Téma IP mediátor pojmenuje. Předmět jednání může být jeden (např. výše přiměřené odměny) nebo jich může být více (např. nastavení pravidel odměňování; podmínky pro práci výzkumníků; profesní uznání; investice do výzkumu). Cílem této fáze je pojmenovat všechna témata (předměty jednání) a také nalézt společná témata. Formulace předmětu jednání musí proto obsahovat konkrétní potřebu stran. Vymezení předmětu jednání zabere hodně času, někdy celé mediační setkání. Jedná se ale o důležitou fázi mediace, kterou nelze přeskočit, protože určuje vlastní předmět (téma) mediace. Teprve v dalších fázích se strany společně s IP mediátorem zaměří na hledání řešení a formulaci bodů budoucí mediační dohody.
Konec druhé fáze mediace nastane tehdy, jsou-li pojmenovány a na flipchart zapsány všechny předměty jednání. IP mediátor si ověří u stran, zda všechna témata důležitá pro strany jsou skutečně pojmenována. Teprve potom může pokračovat dál. U jednodušších případů se podaří pojmenovat předmět jednání již v druhé části prvního setkání s IP mediátorem, u složitější případů to naopak trvá déle. Běžné případy si celkově vyžadují 2-3 mediační setkání, dlouhodobější či odborně náročné konflikty si vyžadují 3-5 (i více) mediačních setkání, je-li např. přítomno více stran nebo je-li třeba přítomnosti expertů, znalců apod.
Druhá fáze mediace (vymezení předmětu mediace) je tedy po další postup klíčová. Teprve v třetí fázi mediace hovoří strany mezi sebou, aby si vyjasnily, jak situaci nyní chápou. Ve čtvrté fázi strany hledají a vybírají přijatelné řešení a teprve následně v páté fázi mediace rozpracovávají vybraná řešení do konkrétních kroků. Vlastní mediační dohoda se sepisuje až v poslední šesté fázi mediace a mediace se ukončí. Ale o tom zase příště.
V Praze dne 17.04.2022
JUDr. David Karabec, MPA, LL.M.